PV du conseil d’administration du samedi 8 novembre 2008 À GENÈVE

PV du conseil d’administration du samedi 8 novembre 2008 À GENÈVE

A l’issue du 4e congrès, le conseil d’administration de GEMME s’est tenu le 8 novembre 2008 au Palais de Justice 9 rue des Chaudronniers à Genève.
Etaient présents (19):
Ivan Verougstraete, Béatrice Brenneur, Jaime Cardona Ferreira, Albertina Aveiro Pereira, François Savigny, Hélène Gebhardt, Sabine König, Isabel Tomas Garcia, Carl Vrints, Ruben Murdanaigum, Jean Mirimanoff, Peter Osten (pour Urte Treidel), Felicitas Paller, Mathew Thorpe, Isabelle Bieri, Raquel Alastruey, Antonella Sterlicchio (pour Marcello Marinari), Adam Bittera (pour Marta Nagy)

Stephen Bensimon (directeur d’IFOMENE), présent à titre de formateur
Eric Battistoni, responsable de la commission Formation

Etaient excusés : Evgeni Georguiev, Ales Zalar, Anne Martien van der Does, Gérard Pluyette, Jean-Luc Pierre

A 8 h 45, le président ouvre la séance et remercie la section suisse, plus particulièrement Jean Mirimanoff, pour l’excellente organisation du congrès. Il annonce la création prochaine de deux nouvelles sections au Royaume Uni et en Bulgarie. Il souhaite qu’une liste précise des membres soit établie dont on pourrait envisager qu’elle figure sur le site web avec l’accord des intéressés.

1 / Approbation des précédents procès-verbaux

Les procès-verbaux des conseils d’administration qui se sont tenus les 23 et 24 mai 2008 à Paris sont approuvés à l’unanimité.

2 / Actions pour les deux ans à venir
Jaime Cardona Ferriera, Lord Thorpe et Carl Vrints font état de l’avancement des groupes de travail. Une note de synthèse concernant la médiation familiale internationale sera envoyée par Carl Vrints. S’agissant de l’accréditation de médiateurs, la question se pose de savoir jusqu’où va le cautionnement de GEMME et s’il ne vaudrait pas mieux avoir un correspondant dans chaque pays qui joue le rôle de filtre pour la mise à disposition des données.

3 / Sections nationales

Afin de mieux développer la représentativité de GEMME, sont chargés de prospecter pour créer de nouvelles sections :
- Pologne Hélène Gebhardt
- Lettonie Carl Vrints
- Roumanie Sabine König
- Lituanie ?
- Luxembourg Ivan Verougstraete
- Irlande ?
- Malte Béatrice Brenneur
- Slovaquie Ivan Verougstraete
Les membres associés sont admis par les sections nationales dans le respect de la proportion prévue par les statuts.
Le montant de la cotisation, soit 60 € par membre personne physique (50 € + 10 € pour la section nationale), est inchangé pour 2009.
Différentes propositions ont été formulées (sytème dégressif, système forfaitaire ou combinaison) pour la contribution des sections nationales. Il a été décidé de faire une simulation chiffrée par les président, secrétaires et trésoriers et d’appliquer dès 2009 les critères qui seront retenus.

4 / Formation et fonds européens

Stephen Bensimon rappelle, à l’aide d’un tableau, qu’il faut distinguer d’une part la commission permanente chargée de la formation au niveau de GEMME Europe et pilotée par Eric Battistoni qui a pour mission d’assurer la coordination entre les divers centres et pays, d’autre part les actions ponctuelles dans chaque pays en liaison avec les partenaires pédagogiques. Il faut en effet bien distinguer entre le plan européen et le plan national tout en favorisant les harmonisations entre les formations et en raisonnant par domaines et non par sections nationales. L’idée est aussi que GEMME ajoute une plus-value transnationale et ne se limite pas à ce qui est purement national.

Il est décidé de constituer un comité volontairement réduit, composé d’Ivan Verougstraete, Eric Battistoni, Stephen Bensimon, Béatrice Brenneur, François Savigny, Hélène Gebhardt, Sabine König, Isabelle Tomas et Isabelle Bieri, qui décidera à court terme des engagements à prendre pour 2009 étant donné les délais imposés par la Commission pour justifier 2008 et demander le financement pour les frais de fonctionnement 2009. Pour la suite, l’encadrement scientifique devra être organisé : en principe et au départ, une personne référente dans chaque pays, dans la mesure où il y en a une, devrait faire partie de ce comité mais il faudra ultérieurement prévoir un comité restreint plus fonctionnel. Le rôle de Stephen Bensimon est discuté dans la mesure où un monopole ne pourrait être accordé ; Stephen Bensimon affirme son ouverture totale à tout complément ou alternative à son institut.

Béatrice Brenneur explique que les fonds européens sont accordés à condition que 20 % soit financé autrement et se divisent en deux catégories, les fonds de fonctionnement et les fonds pour des actions ponctuelles . Pour 2008, le ministère français de la justice a accordé une subvention de 10.000 €, ce qui a permis d’obtenir 40.000 € de fonds européens pour le fonctionnement, en particulier le site internet (20.000 € d’abord puis 20.000 € après remise d’un rapport et des factures). Cela s’apparente à un remboursement de dépenses devant être effectuées avant le 31.12. 2008 conformément au budget indiqué dans la demande. Elle souligne que ce système est extrêmement rigide et ne peut être modifié a posteriori, ce qui explique qu’il a fallu agir rapidement pour 2008.

Par ailleurs, Eric Battistoni prépare une nouvelle demande de fonds européens pour 2009 (délai de remise avant le 13 novembre 2008 !). Compte tenu de la contrainte spécifique d’avoir un audit comptable certifié pour les projets dépassant 100.000 €, il a été décidé de limiter la demande pour 2009 à 95.000 € et d’accorder à Eric un fonds de roulement de 15.000 €, à titre d’avance remboursable, pour lui permettre d’entamer le processus.

Le projet de la session de formation qui aura lieu a Chantilly du 5 au 8 mai 2010 est approuvé. Béatrice Brenneur est désignée comme responsable du projet et déposera en cette qualité une demande de subvention à la Commission Europeenne. Elle rendra compte de cette mission au conseil d'administration. Hélène GOURLET et Michel TAFFET sont mandatés en qualité de membres associés de GEMME, comme personnes ressources pour apporter leur soutien pour la présentation du budget.

5 / Organisation interne

situation financière

François Savigny précise qu’il y avait au 23 octobre 2008 en caisse 44.577,56 € sur deux comptes distincts (compte courant et compte épargne) sans tenir compte de trois opérations non encore enregistrées (8.460 € versé par l’IFOMENE, 2.295,50 € encaissé par la Fondation d’Aguesseau pour l’assemblée générale de Paris et 215,28 € pour l’hébergement du site internet facture la mire). Le document distribué part d’avril 2008 (exercice réduit à 9 mois).

Un fonds de roulement de 15.000 € à titre d’avance rembourable est accordé à Eric Battistoni qui a ouvert un compte spécifique GEMME Formation (cf ci-dessus).
En cas de demande urgente, le bureau devra approuver par mail toute dépense dépassant 2.000 €.

site internet

Le site actuel est décevant et doit être repris. Il est envisagé de recontacter Henri Coste (la mire) Compte tenu des délais, la décision devra intervenir rapidement après consultation des membres par mail.

règlement intérieur

Jaime Cardona Ferreira a rédigé un projet de règlement intérieur très complet qu’Ivan Verougstraete a légèrement amendé. Hélène Gebhardt va faire une refonte des deux et diffuser aux membres pour recueillir leur avis.

Pour la répartition des tâches, Isabelle Bieri suggère de procéder selon la grille RASCI, soit
R – responsable porte le projet mais ne réalise pas nécessairement tout
A – approuve donne le feu vert ou rouge, approbation nécessaire
S – soutien participe à des degrés divers mais ne prend pas de décision
C – consulté personne ressource dont l’avis n’est pas nécessairement suivi
I -- informé reçoit les informations dès lors qu’il/elle est concerné(e)
Cette proposition est acceptée et il en sera fait usage pour l’avenir dans les projets importants. Le président fera une tentative de subdivision pour les grands projets 2009.

6 / Prochains congrès GEMME Europe

2009 19 novembre à La Haye ‘Moving Mediation’
2011 septembre en Angleterre (repoussé d’un an)

7 / Contacts avec organismes tiers

Ce point n’a pu être traité faute de temps.

8 / Prochains conseils d’administration

Pour limiter les frais, il est convenu de faire la prochaine réunion fin avril 2009 (date à fixer) par conférence téléphonique un jour de semaine à 17h (heure continentale). Les documents seront envoyés un mois avant, la préparation étant assurée par le bureau.

La réunion suivante aura lieu le vendredi 20 novembre 2009 à l’occasion du congrès aux Pays-Bas.

La réunion est levée à 13 h 30.

rédigé par Hélène Gebhardt
secrétaire générale

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