CA 24.05.2008 Paris

PV du conseil d’administration du samedi 24 mai 2008

La cour de cassation étant fermée le samedi, le conseil d’administration de GEMME s’est tenu le 24mai 2008 à IFOMENE 21 rue d’Assas 75006 Paris.
Etaient présents :
Ivan Verougstraete, Béatrice Brenneur, Gérard Pluyette, Jean-Luc Pierre, Jaime Cardona Fereira, Carl Vrints, Pascal Ortuno, Isabel Tomas, François Savigny, Hélène Gebhardt, Eric Battistoni, Ruben Murdanaigum, Jean Mirimanoff, Sabine König, Evgeni Georgiev, Urte Treidel, Albertine Pereira, Felicitas Paller, Zane Petersone, Donatella Salari , Marcello Marinari
Etaient excusés : Mathew Thorpe, Isabelle Bieri, Ales Zalar, Anne Martien van der Does

A 10 h 05, le président ouvre la séance et indique qu’un nouveau bureau doit être élu.
Jean Mirimanoff indique qu’une erreur matérielle s’est produite lors des élections des administrateurs à l’assemblée générale. Ivan Verougstraete a indiqué qu’il y avait, à l’ouverture de l’assemblée générale, autant de candidats que de postes d’administrateurs et que tous les candidats seraient par conséquent élus. Or Isabelle Bieri était candidate et ne figurait pas sur la liste des élus.
Le Conseil décide de rectifier l’erreur sous réserve de la validation ultérieure par la prochaine assemblée générale.
L’élection du président se fait à bulletins secrets et Ivan Verougstraete est réélu par 20 voix et une abstention. Pour les autres fonctions, le conseil constate les candidatures suivantes après un consensus :
- Vice-présidents : Béatrice Brenneur (France), Jaime Cardona Fereira (Portugal),
Marcello Marinari (Italie ) et Isabel Tomas (Espagne),
- Secrétaire générale : Hélène Gebhardt (France)
- Secrétaire générale adjointe : Sabine König (Allemagne)
- Trésorière : Albertina Pereira (Portugal)
- Trésorier adjoint : François Savigny (France)
Ces personnes sont élues par acclamation et acceptent leur désignation.
Hélène Gebhardt reçoit un mandat écrit du président de procéder aux formalités résultant des modifications apportées aux statuts.
1/ Fonctionnement du bureau et du conseil d’administration
Le conseil prend acte de ce qu’une répartition plus précise des tâches sera faite à brève échéance prenant en compte les champs d’action souhaités ou peu souhaités :
- Béatrice Brenneur est chargée d’opérations exceptionnelles ( par exemple colloques et sessions de formation) et est déléguée pour jouer un rôle actif avec Louise OTIS à la CIM (conférence internationale de la médiation)
- Sabine König aura comme tâche spécifique d’animer le développement de GEMME en Europe de l’Est et d’examiner l’arrimage logistique à l’ERA (Trêves)
- Jaime Cardona Fereira et Isabel Tomas expriment leur intérêt pour l’Amérique Latine
- Albertina Pereira et François Savigny ont sollicité l’aide d’une personne pour procéder aux tâches de pure comptabilité et de saisie
- Jean Mirimanoff maintiendra le contact avec le Conseil de l’Europe et Ales Zalar représentera GEMME au Conseil de l’Europe
- Eric Battistoni est chargé du programme ‘formations’ et de solliciter des subsides européens. Il a mandat d’ouvrir un compte.
- Carl Vrints est spécialement rattaché à la présidence et au secrétariat général pour des fonctions à définir (notamment les traductions en anglais)
- Marcello Marinari signale sa parfaite disponibilité
Il est demandé au Bureau de définir les devoirs et responsabilités des fonctions de Président, vice-Président, Secretaire general, pour améliorer l’organisation du travail.

Béatrice Brenneur est déléguée à la création d’un Observatoire de la Médiation.

2/ Comptabilité
Le Conseil remercie Marie-Paule Regnault-Lugbull pour le remarquable travail qu’elle a réalisé à la comptabilité.
Jean Mirimanoff rappelle que chaque responsable national doit désigner son trésorier qui s’occupe de recueillir les cotisations.
Le système de la comptabilité classique sera adopté à compter du 1er janvier 2009. Un comptable sera choisi pour la mise en œuvre du nouveau système et établir des situations périodiques régulières. Béatrice Brenneur indiquera à François Savigny les coordonnées d’un comptable fiable et peu onéreux. A partir de 2009, les paiements devront se faire si possible par virements, et non plus par chèques, pour que la centralisation bancaire soit plus facile.

Le nouveau système sera mis en place à partir du 1er septembre 2008 et préparé par l’ancienne trésorière Marie-Paule Regnault-Lugbull qui ne souhaitait pas être reconduite dans ses fonctions. Les comptes ayant été arrêtés au 31 mars 2008, le prochain exercice sera réduit à 9 mois du 1er avril au 31 décembre 2008. Un compte distinct sera ouvert pour des activités significatives.
Le Conseil charge François Savigny d’ouvrir les comptes bancaires nécessaires au fonctionnement de Gemme en ce compris un compte à intérêt.
Le compte fonctionnera sous une double signature de d’une part François Savigny et d’autre Jean-Luc Pierre pour toute opération d’un montant supérieur à 2000 Euros.Pour les opérations d’un montant inférieur, une des deux signatures suffit.

3/ Assistance technique au secrétariat général et au CA
Lorsque le besoin s’en fera sentir, le secrétariat général pourra bénéficier de l’engagement d’une personne qui pourrait être payée par chèques emploi service.
La recherche de subsides devient d’autant plus nécessaire.

4/ Site web

François Savigny expose les deux propositions qu’il a recueillies. Evgeni Georgiev propose de faire une recherche en Bulgarie et remettra le résultat à François Savigny . Un groupe ‘site web’ est formé : I.Verougstraete, François Savigny, Hélène Gebhardt, Carl Vrints, Evgeni Georgiev, Anne Martien van der Does. François Savigny prend l’initiative pour l’obtention et l’analyse d’offres.

Le CA précise les exigences demandées : à terme possibilité de boîte à suggestions avec réponse automatique, modification ou ajout aisé de documents.

5/ Divers

Le CA rappelle que chaque section nationale ne peut comprendre plus d’ 1/3 de membres associés afin que les magistrats représentent 2/3 des membres. Par délégation accordée aux sections nationales, ce seront dorénavant celles-ci qui accepteront les membres associés.
Pour les grosses sections nationales, il est envisagé une ‘ristourne’ ou ‘subvention’ pour un meilleur fonctionnement, le remboursement des frais demandé par l’Espagne n’étant pas possible pour des raisons de saine gestion. L’idée serait que la cotisation de base demandée par Gemme (50 € pour Gemme) serait diminuée à partir d’un certain nombre de membres : les sections nationales garderaient une plus grande partie de la cotisation versée par les membres.
Un plan financier pour 2009 devra être établi par le trésorier et le trésorier adjoint.

La prochaine réunion du CA se tiendra en principe le samedi 8 novembre 2008 (matin) à Genève à l’occasion du congrès international organisé par la section suisse. Une possibilité alternative est envisagée pour la réunion qui pourrait se tenir à la même date chez François Savigny.

La réunion est levée à 12 h 30.

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