Réunion GEMME Formation le 18 septembre 2009 à Paris

PV de la réunion

Sur convocation d’Ivan Verougstraete, président de GEMME, une réunion s’est tenue en urgence à l’IFOMENE 21 rue d’Assas à PARIS pour faire des choix sur l’utilisation des subsides européens accordés pour 2009 suite au dossier déposé par Eric Battistoni juste après le CA de Genève le 13 novembre 2008 portant demande de subvention de fonctionnement (JLS/CJ/ 2008-2).
Etaient présents :
Ivan Verougstraete, François Savigny, Hélène Gebhardt, Sabine König, Catherine Gaudet, Stephen Bensimon, Barbara Gayse, Dessislava Djarova pour Evgeni Georgiev, Marie-Elisabeth Volckrick (non membre de GEMME et invitée), Dominique Gantelme (non membre de GEMME et non convoquée)

Etaient excusés :
Béatrice Brenneur, Eric Battistoni, Marta Nagy, Peter Singer pour Mathew Thorpe, Isabelle Bieri, Jaime Cardona Ferreira, Anne Martien van der Does

A 17 h 30, le président ouvre la séance et résume l’état du dossier, à savoir un projet portant sur un budget global de 95.000 € pour 2009 dont 22.000 € à financer par GEMME (contribution de 25 %) et 73.000 € de subvention européenne, dont le principe a été accordé (un montant de 15.000 € a déjà été versé).
Un précédent dossier a déjà été accepté pour 2008 (le paiement final de 15.874,71 € est annoncé, François Savigny envoie la copie des documents à Eric Battistoni).

Il est précisé que les demandes faites par Gemme Europe pour l’obtention des subventions pour l’action intitulée : « les Premières assises internationales de la médiation judiciaires » qui auront lieu au Palais du Luxembourg les 16 et 17 octobre 2009 ne concernent pas la présente réunion qui n’a trait qu’à l’allocation des subventions de fonctionnement pour l’année 2009.

Ivan Verougstraete explique qu’il convient de dégager des activités éligibles et pertinentes. Il faut garder à l’esprit que GEMME supporte 25 % des dépenses.

Concernant le cautionnement demandé par la Commission, la démarche doit être effectuée d’urgence.

1 / Comptabilité

Dans la mesure où pour les dépenses spécifiques du projet formation, une gestion comptable distincte est nécessaire, le modèle de comptabilisation de la succursale formation devra être fixé par le siège central ou en accord avec celui-ci afin que l’intégration des comptes en fin d’exercice puisse se faire sans problème.
Pour le travail du comptable professionnel et de M. Halleux (comptable d’Eric), et l’évolution vers une comptabilité en parties doubles, il est convenu d’affecter 3.000 € pour la reprise de 2008 et 2009.

2 / Dépenses

Il est indispensable de collecter dès à présent tout ce qui a été commandé, et éventuellement facturé, et qui rentre dans le budget formation de 2009 : outre les études commandées à Marie-Elisabeth Volckick et Bruno Deffrains et devant être remises en janvier 2009 (2 x 2.500 € sur 2008 ou 2009 ?), les frais de déplacement pour Barcelone, pour la présente réunion du 18 septembre 2009 et pour les prochaines réunions prévues à Paris en octobre 2009 et à La Haye en novembre 2009 mais seulement à hauteur de 75% pour respecter la règle fixée, chacun devant supporter 25 % des frais avec un plafond de 250 € par jour. Une communication rapide sera faite par Hélène Gebhardt à l’ensemble des membres de GEMME leur indiquant que peuvent être pris en charge les dépenses pour les déplacements à La Haye (journée initiale précédant le congrès) et journée après le congrès (lors des décisions à prendre concernant la formation) et les frais de séjour afférents à ce déplacement dans la limite de 75 %.

3 / Dépôt du dossier européen pour 2010

il s’agit d’un travail administratif important qui doit être fait par une personne maîtrisant la procédure spécifique. Les espagnols avaient également déposé un projet qui avait l’avantage d’être plus ‘paneuropéen’. Les délais étant extrêmement courts, il est urgent que quelqu’un accepte de préparer les documents, travail qui sera rémunéré (poste prévu dans le budget).

4 / Site web

Le montant de 6.000 € (et non 6.600 € puisque 600 € sont affectés à Internet mobile), devrait servir à activer la rubrique ‘formation’ du site. Un accès privilégié, éventuellement payant, pourrait être créé concernant cette rubrique. Le modus operandi est largement dépendant de l’objectif poursuivi finalement en 2009 ou en 2010.

Il serait bon de mettre sur le site existant une information juridique exacte et à jour des différents pays membres (législation, jurisprudence essentielle, articles ou rapports tout à fait majeurs et incontournables) ainsi qu’une bibliographie paneuropéenne exploitable (donc avec évaluation et sommaire) et donc d’améliorer ce qui est offert actuellement.

Stephen Bensimon, Marie-Elisabeth Volckrick et Sabine König sont sollicités à cet égard pour soit directement, soit indirectement contribuer à cette activité qui pourrait disposer d’une assistance administrative à hauteur de 4.000 €. Sabine König suggère plusieurs sources pouvant être utiles à consulter, mais les participants à la réunion insistent qu’il ne suffit pas de dire qu’il y a des liens intéressants mais qu’il faut effectivement enrichir le site lui-même et donc qu’une personne ou un institut (ou plusieurs instituts) prennent cela en charge et reçoivent un droit limité d’administration du site. La réflexion devra encore être poursuivie.

5 / Projets

Marie-Elisabeth Volckick a présenté son projet de repérages de grands modèles de médiation (notamment contractualiste et thérapeutique) puis de contextualisation. Il a été alors souligné la nécessité de résultats immédiatement utilisables et sur l’urgence à apporter aux magistrats un service réel, par exemple de dégager des standards minimums.
L’idée est d’avoir une vision européenne globale des besoins et de créer un réseau vivant et réactif dans les différents pays. Pour ce faire, une action se décomposant en trois parties (recueillir, analyser, harmoniser) est envisagée avec l’aide d’étudiants de l’IFOMENE et/ou de l’Université catholique de Louvain. Une étude sera commandée dans les prochains jours à Mme Volcrick indiquant exactement quels besoins doivent être couverts.
S’agissant des tableaux de bord, la note sur l’économie de la médiation n’est apparemment qu’une première approche tout à fait générale. Il est décidé, avant de prendre une décision, d’inviter l’auteur de cette note, le Professeur Deffains, à la prochaine réunion en octobre.

6 / Structure

Il a été proposé dans un souci de collégialité que le suivi soit fait par, outre le président, François Savigny, Hélène Gebhardt, Sabine König, Stephen Bensimon, Evgeni Georgiev et Catherine Gaudet. Les quatre derniers auraient essentiellement la tâche de formuler les objectifs et de trouver aussi un gestionnaire de projet pour 2010. Il est demandé à chacune des sections de présenter dans les 8 jours une note sur les objectifs possibles au président et à la secrétaire générale.

7 / Prochaines réunions

La prochaine réunion se tiendra à Paris à l’IFOMENE le jeudi 15 octobre 2009 à 17h30 (la veille des Assises internationales de la médiation judiciaire) avec la présence de Bruno Deffains et sera suivie d’un autre réunion à La Haye à l’occasion du colloque du 19 novembre 2009, ceci pour limiter les frais de déplacement.

La réunion est levée à 20h.


rédigé par Hélène Gebhardt et Catherine Gaudet

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