Circulaire du 24 janvier 2011
Circulaire du ministère de la justice relative au décret n° 2010-1165 du 1er octobre 2010 relatif à la conciliation et à la procédure orale en matière civile, commerciale et sociale.
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EXTRAITS
La création d’un magistrat coordonnateur en matière de conciliation et de médiation
L’article R. 312-13-1 du code de l’organisation judiciaire prévoit que le premier président de la cour d’appel désigne un conseiller chargé de suivre l’activité des conciliateurs de justice et des médiateurs et de coordonner leur action dans le ressort de la cour d’appel. En outre, ce magistrat établit un rapport annuel sur l’activité des conciliateurs de justice et des médiateurs du ressort de la cour d’appel qu’il transmet au premier président de celle-ci ainsi qu’aux présidents des tribunaux de grande instance. Il appartient au premier président de la cour d’appel de communiquer ce rapport au garde des sceaux, ministre de la justice.
Les modalités de désignation du magistrat coordonnateur en matière de
conciliation et de médiation.
1° Les qualités requises.
Il est souhaitable que la désignation du magistrat coordonnateur soit précédée d’un appel à candidatures et que le choix se fasse en fonction de qualités identifiées. Une bonne connaissance des institutions, une capacité d’écoute, d’échange, ainsi qu’un intérêt manifeste pour les modes alternatifs de règlement des conflits sont autant de qualités souhaitées du magistrat coordonnateur en matière de conciliation et de médiation.
2° Le recueil des candidatures.
Les candidatures aux fonctions de magistrat coordonnateur sont spontanées ou suscitées par une démarche du premier président en direction des conseillers de la cour d’appel.
En l’absence de candidature, le premier président, à l’occasion de l’assemblée générale de la cour d’appel, peut présenter les fonctions de magistrat coordonnateur et désigner le magistrat dont le profil parait le plus approprié. Par ailleurs, il peut être opportun de prévoir la tenue d’une réunion à l’occasion de la prise de fonction d’un nouveau conseiller ou à la demande de plusieurs conseillers afin de s’assurer que le magistrat coordonnateur souhaite être maintenu dans ses fonctions et, le cas échéant, les confier à un autre conseiller.
Le magistrat qui choisit de se porter candidat formalise sa demande par courrier adressé au premier président de la cour d’appel.
3° La désignation par le premier président.
La désignation du magistrat coordonnateur est inscrite à l’ordre du jour prévisionnel de l’assemblée des magistrats conformément à l’article R. 312-30 du code de l’organisation judiciaire. Le premier président désigne nommément, par ordonnance, le magistrat chargé d’exercer les attributions prévues à l’article R. 312-13-1 du code de l’organisation judiciaire.
4° Absence ou empêchement.
En cas de vacance du titulaire de la fonction, suffisamment durable, et hors absence ouempêchement spontané (par exemple d’une durée inférieure à 3 mois), à un point tel que lacontinuité des fonctions de magistrat coordonnateur en est affectée, le premier président peutdésigner, pour assurer l’intérim, un conseiller à la cour d’appel. A son retour, le magistrat coordonnateur absent ou empêché retrouve ses fonctions.
Le rôle du magistrat coordonnateur
Les attributions confiées au magistrat coordonnateur en matière de conciliation et de
médiation sont exercées sous l’autorité du premier président de la cour d’appel.
1° Généralités.
Les fonctions de coordination avec les interlocuteurs institutionnels de la juridiction pour les questions liées à la conciliation et la médiation constituent une charge nouvelle justifiant un aménagement du temps de travail du magistrat pour lui permettre d’exercer ses fonctions dans de bonnes conditions. Le magistrat coordonnateur informe le premier président des résultats
de ces concertations avec les partenaires institutionnels, notamment par la transmission de comptes rendus de réunions et par la participation à des réunions de service.
Afin de faciliter les échanges entre le magistrat coordonnateur nouvellement désigné et ses interlocuteurs, les services de la cour d’appel peuvent lui transmettre un dossier rassemblant notamment :
- les chiffres sur l’activité des conciliateurs et médiateurs du ressort ;
- la liste des coordonnées des conciliateurs, médiateurs et partenaires institutionnels
(associations, fédérations …).
2° Le rôle du magistrat coordonnateur au sein de la cour d’appel.
La mission de coordonner l’action des conciliateurs de justice et des médiateurs recouvre
principalement des fonctions d’animation et d’administration parmi lesquelles :
- l’organisation et la participation à des réunions thématiques regroupant les acteurs
concernés, les juges d’instance, les juges de proximité, les juges consulaires etc.;
- l’élaboration et la gestion d’un tableau de suivi de l’activité des conciliateurs de justice et
médiateurs du ressort ;
- la formulation de propositions d’évolution des modes alternatifs de règlement des conflits
au premier président ;
- assurer la liaison avec l’Ecole nationale de la magistrature1 (ENM) s’agissant de
l’organisation de session de formation des conciliateurs de justice.
Il est essentiel que le magistrat coordonnateur s’attache, avec les concours des magistrats intéressés, à conduire une réflexion sur les évolutions des pratiques en matière de conciliation et de médiation. A ce titre, l’organisation de réunions de service régulières, avec l’aide du directeur de greffe, paraît essentielle. Le directeur de greffe peut désigner, sous le contrôle du premier président de la cour d’appel, le personnel de greffe chargé de l’assister dans ces tâches extra juridictionnelles.
En outre le magistrat coordonnateur peut, s’il l’estime utile, se rapprocher du conseiller chargé de la coordination de l’activité des magistrats du siège du ressort de la cour d’appel en matière de droit de la famille et des personnes afin de conduire une politique de collaboration, notamment en matière de médiation.
3° Le rôle du magistrat coordonnateur avec les partenaires institutionnels.
La création d’un magistrat coordonnateur répond à la nécessité d’une coordination accrue entre les acteurs, les juges d’instance, les conciliateurs de justice, les médiateurs, l’ENM, les associations de conciliateurs et de médiateurs, l’association nationale des juges d’instance (ANJI) et la Chancellerie notamment, qui passe par l’organisation de rencontres systématiques. Au regard des données qui lui seront fournies par les partenaires, le magistrat coordonnateur peut utilement mettre en place un tableau de bord de suivi ou tout autre outil renseignant les procédures engagées, leur taux de réussite, les difficultés rencontrées usuellement, les formations organisées, les besoins recensés ou toute observation utile
formulée auprès des partenaires locaux.
Le rapport annuel d’activité.
Le décret n° 2010-1165 du 1er octobre 2010 a introduit l’obligation pour le magistrat
coordonnateur de rédiger un rapport annuel sur l’activité des conciliateurs de justice et des
médiateurs du ressort de la cour d’appel.
1° L’élaboration du rapport.
Le rapport annuel a pour objectif de fournir à la fois un éclairage actualisé sur les
problématiques locales et permettre la réalisation d’une analyse nationale sur la poursuite de pistes de réflexion en la matière.
Pour procéder à l’analyse statistique, le magistrat coordonnateur peut s’adjoindre le soutien ponctuel des services compétents de logistique et d’informatique placés sous l’autorité du premier président, afin de permettre une extraction efficace des données chiffrées.
2° Le contenu du rapport.
Il est nécessaire qu’il porte sur une évaluation quantitative, par le renseignement d’éléments statistiques et chiffrés, et sur une évaluation qualitative de la pratique de la conciliation et de la médiation sur le ressort de la cour d’appel.
Parmi les éléments utiles à communiquer dans le rapport, une présentation de l’organisation de la conciliation et de la médiation dans le ressort, ainsi qu’un compte-rendu de l’activité des conciliateurs et des médiateurs et des différentes réunions utiles et sessions de formation organisées semblent incontournables. Le contenu du rapport peut faire l’objet d’une concertation avec les magistrats du ressort, parmi lesquels les juges d’instance et les juges de
proximité en rapport quotidien avec les conciliateurs de justice.
La présentation du rapport n’est soumise à aucun formalisme.
3° La transmission du rapport à la première présidence.
Le magistrat coordonnateur adresse son rapport au premier président qui le transmet à la direction des services judiciaires qui pourra procéder à la synthèse de l’activité de conciliation et de médiation sur chaque ressort et établir un bilan national de celle-ci en étudiant les principales problématiques et y donner toute suite utile.
Pour l’année 2011, il est proposé que le rapport soit transmis à la première présidence de chaque cour d’appel, au plus tard le 31 mars 2012 et à la Chancellerie le 15 avril 2012.
Le magistrat coordonnateur, un observateur au service de l’évolution
des modes alternatifs de règlement des conflits
L’exercice des fonctions du magistrat coordonnateur en matière de conciliation et de
médiation doit être facilité pour permettre l’animation et la coordination de l’activité des collaborateurs occasionnels de la justice au niveau de la cour d’appel.
A cet effet, le magistrat coordonnateur remplit une fonction de conseil auprès du premier président de la cour d’appel sur les sujets relatifs aux modes alternatifs de règlement des conflits. Il favorise l’échange des bonnes pratiques entre les conciliateurs et médiateurs du ressort, et développe les relations avec l’ensemble des partenaires locaux.
Il peut être amené, sous l’autorité du premier président, à rencontrer ces partenaires à l’occasion de réunions mais aussi de visites de terrain qui doivent pouvoir faciliter la circulation des informations et constituer un vivier d’échanges entre magistrats et collaborateurs, conciliateurs ou médiateurs.
Des réunions thématiques à l’occasion de réformes importantes peuvent utilement être
organisées outre des formations spécifiques destinées notamment aux conciliateurs de justice.
Outre ce rôle d’animation, le magistrat coordonnateur est observateur de la pratique des procédures de règlement amiable des conflits. A ce titre il doit pouvoir faire preuve de vigilance susceptible de le conduire à alerter sa hiérarchie ; il peut, à cet effet, utiliser la faculté qui lui est offerte de rédiger un rapport dès lors qu’il l’estime nécessaire, notamment en cas de difficultés importantes afin d’appeler l’attention du premier président et celle de la Chancellerie.
