PV de la réunion du vendredi 18 septembre 2009 à PARISGEMME Formation
GEMME Formation
PV de la réunion du vendredi 18 septembre 2009 à PARIS
Sur convocation d’Ivan Verougstraete, président de GEMME, une réunion s’est tenue en urgence à l’IFOMENE 21 rue d’Assas à PARIS pour faire des choix sur l’utilisation des subsides européens accordés pour 2009 suite au dossier déposé par Eric Battistoni juste après le CA de Genève le 13 novembre 2008 portant demande de subvention de fonctionnement (JLS/CJ/ 2008-2).
Etaient présents :
Ivan Verougstraete, François Savigny, Hélène Gebhardt, Sabine König, Catherine Gaudet, Stephen Bensimon, Barbara Gayse, Dessislava Djarova pour Evgeni Georgiev, Marie-Elisabeth Volckrick (non membre de GEMME et invitée), Dominique Gantelme (non membre de GEMME et non convoquée)
Etaient excusés :
Béatrice Brenneur, Eric Battistoni, Marta Nagy, Peter Singer pour Mathew Thorpe, Isabelle Bieri, Jaime Cardona Ferreira, Anne Martien van der Does
A 17 h 30, le président ouvre la séance et résume l’état du dossier, à savoir un projet portant sur un budget global de 95.000 € pour 2009 dont 22.000 € à financer par GEMME (contribution de 25 %) et 73.000 € de subvention européenne, dont le principe a été accordé (un montant de 36.000 € devrait être versé par la CEE aussitôt la réception d'un document bancaire intitulé « cautionnement »).
Un précédent dossier a déjà été accepté pour 2008. Le paiement final de 15.874,71 € par la CEE a déjà été crédité sur le compte bancaire (Argenta) de GEMME Formation. Pour remplir les obligations qui demeurent liées aux comptes (remboursements des frais et prestations encore dus sur le projet 2008), Eric Battistoni, qui maintient sa décision de se retirer du projet, demande que François Savigny lui envoie la copie des documents reçus de la CEE approuvant les comptes 2008 et précise que le ministère français de la justice doit encore payer le cofinancement promis, soit un montant de 10.000 €, qui servira à clôturer le solde des engagements souscrits en 2008.
A la demande de participants, il est précisé que les demandes faites pour le colloque international de Paris des 16-17 octobre à la Commission ne sont pas des demandes de GEMME et que ce dossier est géré hors GEMME Europe. Les dépenses engagées dans ce cadre ne sont donc pas concernées.
Ivan Verougstraete explique que les finances de GEMME ne permettent pas d’engager une somme de 22.000 € et que le projet d’Eric, qui n’a pas fait l’objet d’une consultation préalable dans de bonnes conditions, suscite des observations diverses. Il convient de dégager des activités éligibles et pertinentes. Il est possible de ne pas tout dépenser mais il faut garder à l’esprit que GEMME supporte de toute façon 25 % des dépenses et, partant que parmi les opérations envisagées, il faut qu’un certain nombre d’entre elles fassent rentrer de l’argent.
Concernant le cautionnement demandé par la commission, François Savigny et Eric Battistoni devraient se mettre d’accord. En principe, les sommes versées par la Commission arriveront au compte Argenta (ouvert par Eric). Concernant le document intitulé « cautionnement » demandé par la commission, le guichetier de la banque Argenta a complété le formulaire soumis par la CEE. Il s'agit d'une simple certification d'identité bancaire ; aucun engagement financier valorisé n’a été souscrit par la banque.
1 / Comptabilité
Un consensus s’est dégagé pour une comptabilité unique avec tous les originaux des factures conservées finalement en un seul endroit, à savoir auprès du trésorier de GEMME, François Savigny. Au plus tard fin janvier 2010, ce dernier doit disposer de la totalité des pièces comptables pour 2009 (livre de banque, livre des entrées et livre des sorties, le tout accompagné des originaux et envoyé selon un moyen sécurisé tel recommandé ou chronopost).
Dans la mesure où pour les dépenses spécifiques du projet formation, une gestion comptable distincte est nécessaire, le modèle de comptabilisation de la succursale formation devra être fixé par le siège central ou en accord avec celui-ci afin que l’intégration des comptes en fin d’exercice puisse se faire sans problème.
Pour le travail du comptable professionnel et de M. Halleux (comptable d’Eric), et l’évolution vers une comptabilité en parties doubles, il est convenu d’affecter 3.000 € pour la reprise de 2008 et 2009. L’existence de plusieurs comptes bancaires reste possible. Il est utile que le trésorier central ait une possibilité d’accès aux comptes, ce qui évite au gestionnaire du programme formation de devoir faire rapport; toutefois François précise que s’il a le digipass lui donnant accès au compte Argenta il lui manque encore la carte bancaire.
2 / Dépenses
Il est indispensable de collecter dès à présent tout ce qui a été commandé, et éventuellement facturé, et qui rentre dans le budget formation de 2009 : outre les études commandées à Marie-Elisabeth Volckrick et Bruno Deffrains et devant être remises en janvier 2009 (2 x 2.500 € sur 2008 ou 2009 ?), les frais de déplacement pour Barcelone, pour la présente réunion du 18 septembre 2009 et pour les prochaines réunions prévues à Paris en octobre 2009 et à La Haye en novembre 2009 mais seulement à hauteur de 75% pour respecter la règle fixée, chacun devant supporter 25 % des frais avec un plafond de 250 € par jour. . Une communication rapide sera faite par Hélène Gebhardt à l’ensemble des membres de GEMME leur indiquant que peuvent être pris en charge les dépenses pour les déplacements à La Haye (journée initiale précédant le congrès) et journée après le congrès (lors des décisions à prendre concernant la formation) et les frais de séjour afférents à ce déplacement dans la limite de 75 %.
A ce sujet, il y a lieu de vérifier si certaines dépenses déjà payées par GEMME entrent dans le cadre de ce budget de GEMME Formation.
3 / Dépôt du dossier européen pour 2010
il s’agit d’un travail administratif important qui doit être fait par une personne maîtrisant la procédure spécifique. Les espagnols avaient également déposé un projet qui avait l’avantage d’être plus ‘paneuropéen’. Les délais étant extrêmement courts, il est urgent que quelqu’un accepte de préparer les documents, travail qui sera rémunéré (poste prévu dans le budget).
4 / Site web
Le montant de 6.000 € (et non 6.600 € puisque 600 € sont affectés à Internet mobile), devrait servir à activer la rubrique ‘formation’ du site. Un accès privilégié, éventuellement payant, pourrait être créé concernant cette rubrique. Le modus operandi est largement dépendant de l’objectif poursuivi finalement en 2009 ou en 2010.
Il serait bon de mettre sur le site existant une information juridique exacte et à jour des différents pays membres (législation, jurisprudence essentielle, articles ou rapports tout à fait majeurs et incontournables) ainsi qu’une bibliographie paneuropéenne exploitable (donc avec évaluation et sommaire) et donc d’améliorer ce qui est offert actuellement.
Stephen Bensimon, Marie-Elisabeth Volckrick et Sabine König sont sollicités à cet égard pour soit directement, soit indirectement contribuer à cette activité qui pourrait disposer d’une assistance administrative à hauteur de 4.000 €. Sabine König suggère plusieurs sources pouvant être utiles à consulter, mais les participants à la réunion insistent qu’il ne suffit pas de dire qu’il y a des liens intéressants mais qu’il faut effectivement enrichir le site lui-même et donc qu’une personne ou un institut (ou plusieurs instituts) prennent cela en charge et reçoivent donc aussi un droit limité d’administration du site. La réflexion devra encore être poursuivie.
5 / Projets
Marie-Elisabeth Volckrick a présenté son projet de repérages de grands modèles de médiation (notamment contractualiste et thérapeutique) puis de contextualisation. Il a été alors souligné la mécessité de résultats immédiatement utilisables et sur l’urgence à apporter aux magistrats un service réel, par exemple de dégager des standards minimums.
L’idée est d’avoir une vision européenne globale des besoins et de créer un réseau vivant et réactif dans les différents pays. Pour ce faire, une action se décomposant en trois parties (recueillir, analyser, harmoniser) est envisagée avec l'aide d'étudiants de l’Université catholique de Louvain (à confirmer) et d'IFOMENE. Une étude sera commandée dans les prochains jours à Mme Volckrick indiquant exactement quels besoins doivent être couverts.
S’agissant des tableaux de bord, la note de Bruno Deffains n’a pas convaincu alors que son idée d’une approche économique de la médiation est en soi intéresssante. La note sur l’économie de la médiation n’est apparemment qu’une première approche tout à fait générale et très peu « law and economics » et donc ne permet pas de juger de la validité de la réflexion. Il est décidé, avant de prendre une décision, de l’inviter à la prochaine réunion en octobre.
6 / Structure
Ne sachant pas si Eric souhaite poursuivre le pilotage du projet (depuis Eric a fait savoir qu’il ne souhaitait pas continuer), il a été proposé dans un souci de collégialité que le suivi soit fait par, outre le président, François Savigny, Hélène Gebhardt, Sabine König, Stephen Bensimon, Evgeni Georgiev et Catherine Gaudet. Les quatre derniers auraient essentiellement la tâche de formuler les objectifs et de trouver aussi un gestionnaire de projet pour 2010. Il est demandé à chacune des sections de présenter dans les 8 jours une note sur les objectifs possibles au président et à la secrétaire générale.
7 / Prochaines réunions
La prochaine réunion se tiendra à Paris à l’IFOMENE le jeudi 15 octobre 2009 à 17h30 (la veille des Assises internationales de la médiation judiciaire) avec la présence de Bruno Deffains et sera suivie d’un autre réunion à La Haye à l’occasion du colloque du 19 novembre 2009, ceci pour limiter les frais de déplacement.
La réunion est levée à 20h.
rédigé par Hélène Gebhardt et Catherine Gaudet
